Onboarding de colaboradores: dicas e boas práticas
Se a sua empresa está crescendo, certamente, adicionar novos integrantes ao time acaba virando uma atividade regular.
Ou pode ser também que você já precisou mostrar a um cliente como funcionam os produtos ou os processos dentro da sua empresa.
Até porque, para quem é novo e vem de fora, é bem mais difícil se situar e acompanhar o restante dos funcionários antes de se sentir parte da empresa.
Mesmo que contratar um funcionário novo seja uma tarefa complexa, investir em boas práticas de onboarding pode trazer muitas vantagens.
O que é onboarding de colaboradores?
Onboarding é o nome dado ao processo de integrar o novo colaborador à equipe e a cultura da organização, mostrando a ele como funcionam as operações da empresa.
O objetivo do onboarding é assegurar que esse profissional se adapte da melhor forma possível e assim evitar a queda na produtividade da empresa.
Quando um novo funcionário chega na instituição, pode demorar para que ele obtenha conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para se tornar parte da equipe, e com boas práticas de onboarding, esse tempo é diminuído significantemente.
Esse processo envolve várias coisas, como orientação, supervisão, treinamento e acompanhamento.
Ele deve ser implementado logo após a contratação do funcionário, pois esse é o momento que ele está mais motivado, que quer mostrar um bom trabalho e está aberto para receber orientação, se adaptando com muito mais facilidade.
E não existe um tempo exato, esse processo deve ser estendido até que o profissional se sinta à vontade em sua função e na equipe.
Mesmo que a palavra onboarding pareça algo novo para a sua empresa, saiba que essa ideia já é antiga.
Porém, antigamente, essa prática era conhecida como otimização no processo de contratação e adaptação.
Fazer com que o funcionário se adapte da melhor maneira na empresa, exige um grande planejamento do setor de recursos humanos.
Só por meio desse setor é que é possível motivar esses profissionais desde o momento em que eles chegam na empresa para o primeiro dia de trabalho.
Contar com a ajuda de boas práticas de onboarding pode ser encarado como uma estratégia crucial de gestão de pessoas.
Porém, o que vem acontecendo é que as empresas acabam ignorando a importância do onboarding de funcionários e fazem apenas uma apresentação rápida.
Elas fazem isso porque não sabem a importância dessas práticas. E hoje em dia esse erro é muito grave, afinal o mercado está cada vez mais competitivo.
E empresas que buscam sempre investir em futuros talentos, vão ficar com os melhores profissionais em sua equipe.
Os 4Cs do processo de onboarding
Para ficar mais fácil de entender como essa técnica funciona, costuma-se dizer que os 4Cs do processo de onboarding são:
Conformidade: ou seja, é feito uma orientação aos novos colaboradores sobre todos os procedimentos realizados na empresa, ensinando a ele os procedimentos, tornando os processos burocráticos mais fáceis e mostrando a ele todas as políticas e valores da empresa.
Clarificação: essa etapa tem como intuito explicar ao novo funcionário tudo o que ele precisa saber sobre a sua função dentro da empresa.
É mostrado a ele suas responsabilidades, atribuições, escala hierárquica, recursos e ferramentas.
Também é quando ele fica ciente sobre as expectativas que a empresa tem sobre o serviço dele.
Cultura: toda empresa possui uma cultura ou uma missão. Nessa etapa, vai ser passado ao funcionário o que a empresa pretende fazer.
Assim, ele fica por dentro do clima e já sabe como tudo funciona ali.
Conexão: como última etapa, essa oficializa a entrada daquele profissional na empresa, fazendo com que ele se conecte com os colegas, gestores e com as suas responsabilidades dentro da equipe.
Com isso, é muito mais fácil para esse profissional desempenhar suas atividades de forma precisa, sem precisar demorar para aprender como as coisas funcionam.
Vantagens de implementar o onboarding
A primeira vantagem de implementar o onboarding se deve pelo fato de que com ele é possível alinhar os objetivos e a cultura organizacional da empresa.
Isso acontece porque esse processo educa e expõe aos novos contratados quais os objetivos da empresa, a sua missão, valores, visão e metas.
Dessa forma, o funcionário consegue alinhar a sua meta individual com a meta da empresa, evitando erros iniciais.
Ainda é possível trocar experiências com esse profissional, semelhante a formar com ele laços de confiança.
A segunda vantagem é o crescimento da instituição. Quando um funcionário fica ciente das metas da empresa e possui laços de confiança com ela, ele se esforça muito mais e produz mais e melhor, e por consequência, entregam resultados elevados para a instituição.
Podemos ainda citar como vantagem a redução do turnover. Basicamente o turnover é a taxa de rotatividade de funcionários.
Ele mostra o número de funcionários que entram e saem da empresa durante um certo período.
Como o mercado hoje está mais competitivo, perder bons funcionários pode ser um grande problema.
Porém, aqueles que passam por um bom onboarding, acabam se sentindo parte da empresa com mais rapidez, descartando a ideia de mudar de serviço.
Como última vantagem, podemos citar o treinamento e a capacitação dos funcionários.
O onboarding pode até mesmo ser considerado um treinamento, afinal ele prepara o funcionário para lidar com suas obrigações diárias.
E o treinamento é fundamental para garantir melhores resultados.
Por que investir em onboarding?
Sabemos que o processo de integração pode gerar muita ansiedade, seja em uma nova escola ou em um novo serviço.
E investir nessa integração é fundamental para quebrar o gelo e responder às dúvidas entre os colaboradores e a empresa, fazendo com que esse processo seja mais natural.
Sem contar que quando você investe em onboarding, os ganhos são maiores, afinal esse funcionário dará bons resultados a empresa muito mais rápido.
Os riscos de ele fazer algo errado e causar prejuízos na empresa serão muito menores.
Ele conseguirá trabalhar com maior qualidade e produtividade, tendo um relacionamento saudável com a empresa, reduzindo o risco desse talento ir embora.
Passo a passo de como ter um bom processo de onboarding na sua empresa
Após entendermos a necessidade de um onboarding, vem a dúvida, “como eu irei conseguir colocar em prática.”
O processo de implementação do onboarding não se dá no início do primeiro dia do novo funcionário, mas sim no momento em que ele é contratado.
- Antes mesmo do primeiro dia: Para o começo deste processo, é necessário que a empresa informe todos os benefícios para o funcionário, fazendo assim ele se sentir seguro; além disso, a empresa também pode enviar um mapa, com os principais restaurantes próximo ao escritório, informar os horários de transporte público e os pontos de espera.
- Primeiro dia na empresa: O ideal será que a empresa entregue o material de trabalho para o funcionário e alguns mimos, além de mostrar a empresa na totalidade, apresentar os colegas de trabalho e fazer reuniões com o time a qual o funcionário irá trabalhar.
Ainda no primeiro dia, é interessante se a empresa criar um mini evento, desta forma promove interação entre os funcionários em um momento descontraído.
- Primeira semana: A primeira semana do novo funcionará deve ser dedicada a estudos e entendimento sobre a empresa.
Nesta primeira semana, é ideal conversar com o funcionário para saber como ele esta se sentindo na empresa, qual foi a primeira impressão e o que ele espera sobre o futuro na instituição.
- O processo não termina na primeira semana: Ele deve ser atualizado para os funcionários mais antigos também.
- Processo de onboarding para os funcionários antigos da empresa: A empresa deve promover evento que gere interação com os funcionários, reunião gerais para mostrar como cada um está levando e lidando com a cultura da empresa.
Para um bom processo, é necessário que a empresa adapte cada estratégia conforme a sua situação atual.
Trata-se de um tema amplo, mas existe uma quantidade muito grande de materiais na internet, além de livros, que podem lhe auxiliar a aprofundar o conhecimento no tema e criar o modelo ideal para sua empresa.
